Sebuah bisnis pasti membutuhkan fungsi yang berbeda-beda. Semakin besar usaha Anda, semakin tidak memungkinkan bagi Anda dan segelintir tim Anda untuk menjalankan semua proses bisnis yang ada. Maka dari itu, semakin berkembang bisnis, semakin meningkat pula besar organisasi Anda.
Anda pun sebagai pemilik usaha, harus dapat memastikan agar semua fungsi (divisi atau tim) yang ada di organisasi Anda dapat berjalan bersamaan secara sinergis untuk memastikan agar segala proses bisnis yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda dapat berjalan sesuai tujuannya.
Tetapi sebelum itu, untuk lebih memahami peran dan manfaat dari proses bisnis yang efektif bagi usaha Anda, mari kita terlebih dahulu membahas apa sebenarnya definisi dari sebuah proses bisnis beserta contoh-contohnya.
Secara singkat, sebuah proses bisnis merupakan sebuah kumpulan aktivitas yang terstruktur dengan tujuan untuk memproduksi sebuah hasil. Proses-proses ini biasanya dilakukan berulang-ulang dan telah dirancang dengan baik, serta secara terus-menerus diperbaiki dan dioptimalisasikan untuk dapat mencapai efisiensi dan produktivitas yang lebih lagi. Dengan kata lain, sebuah proses bisnis juga berarti sekumpulan tugas yang berbeda-beda namun saling berkaitan, yang memiliki porsi dalam penyampaian serta pengantaran produk atau layanan kepada klien atau pelanggan.
Berikut ini adalah 13 Proses Bisnis Untuk Memaksimalkan Operasional:
1. Administration
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Semakin bisnis anda besar, semakin banyak divisi, proses administrasi akan semakin banyak. Namun administrasi harus menjadi bagian penyambung antar bagian.
2. Manufacturing
Manufaktur merupakan suatu proses mengubah bahan mentah menjadi barang jadi yang memiliki nilai jual. Biasanya, manufaktur merupakan proses perubahan bahan baku yang diubah menjadi barang jadi dalam skala besar. Manufaktur biasanya berarti produksi secara massal untuk dijual ke pelanggan untuk mendapatkan keuntungan.
3. Operations
Operasi mencakup proses dari awal pelanggan melakukan pemesanan hingga pesanan terselesaikan. Proses ini juga meliputi segala hal yang diperlukan untuk menerima pesanan yang masuk, memberikan layanan dan menagih jumlah pembelanjaan pelanggan atau klien Anda.
Baca juga : 5 Poin Penting Menjaga Kesehatan Keuangan Bisnis Kuliner
4. Procurement
Proses procurement artinya adalah segala proses pembelian hingga pembayaran yang mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk mengamankan dan menjamin bahan-bahan dan material seperti purchasing, receiving, invoice reconciliation dan accounts payable.
Purchasing adalah suatu proses pencarian bahan, pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Receiving adalah proses penerimaan material, baik material lokal atau pun impor. Bagian receiving biasanya melakukan penerimaan material dan pengecekan terhadap barang – barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengiriman dari supplier. Invoice reconciliation adalah proses dari pencocokan laporan bank ke faktur atau invoice yang keluar dan masuk untuk memastikan bahwa semua akun bersih dan setiap entri buku telah dicocokkan dengan benar.
5. Sales and Operations Planning
Sebuah proses untuk mengkoordinasikan pemasaran atau marketing dengan operations. Ini dirancang untuk menjaga proses demand agar berjalan dengan baik dan sejalan dengan kapasitas produksi, seperti sales, promotion serta distribution dengan proses supply seperti layanan pengantaran, supply chain dan manufacturing.
6. Information Technology
Information Technology atau IT memungkinkan unit bisnis untuk mengirimkan permintaan perubahan pada sistem. Setiap permintaan perubahan ini harus melalui serangkaian proses karena harus dievaluasi, diprioritaskan, dikembangkan, diterapkan, serta ditinjau.
Namun Peran Information Technology ini juga akan mempersingkat proses bisnis yang rumit sehingga menjadi lebih mudah. Desentralisasi aktivitas pekerjaan, meningkatkan kontrol aktivitas dan sentralisasi data. Dengan kata lain, sebagai pemilik bisnis akan lebih mudah untuk memonitor dan mengambil keputusan, tanpa harus terlibat dalam aktivitas detail.
Analisa bisnis proses perusahaan anda bersama Macro
7. Information Security
Information security merupakan sebuah fungsi yang menjaga informasi-informasi perusahaan Anda agar tidak diakses, dipergunakan, disebarluaskan, diubah, atau dihancurkan oleh pihak lain di luar organisasi Anda.
8. Customer Service
Customer service atau layanan pelanggan adalah proses pertukaran informasi dari orang-ke-orang antara pihak bisnis atau perusahaan Anda dan pelanggan. Proses ini merupakan salah satu yang terpenting untuk dapat ,menjadi lebih unggul dari kompetitor Anda, di sebagian besar, jika tidak semua, industri. Seberapa tinggi kualitas layanan pelanggan yang Anda tawarkan biasanya diukur dengan kepuasan pelanggan. Layanan pelanggan yang sukses sering digambarkan sebagai proses beradaptasi dengan kepribadian, kebutuhan, dan suasana hati setiap pelanggan. Dengan kata lain, pelanggan akan menjadi senang jika diperlakukan sebagai individu yang unik dengan kebutuhan khusus yang dapat berubah-ubah seiring waktu.
Proses ini meneliti, memeriksa, dan menyelidiki masalah-masalah yang dikeluhkan pelanggan dan menentukan pelanggan mana yang layak untuk diberikan kompensasi (dan kompensasi yang mana). Proses ini juga secara tidak langsung, akan mendorong peningkatan bagi perusahaan Anda karena keluhan-keluhan atau pain points pelanggan Anda dapat dijadikan sentral atas pencarian solusi dan diperbaiki.
Namun perlu diketahui bahwa tidak semua bisnis memerlukan divisi khusus customer service, banyak divisi sales juga merangkap pekerjaan ini bila perusahaan masih belum memiliki database pelanggan yang banyak.
9. Infrastructure
Proses pemeliharaan infrastruktur mencakup melakukan segala penilaian teknik dalam suatu perusahaan secara tahunan untuk mengidentifikasi risiko dan maintenance yang diperlukan.
10. Asset Management
Manajemen aset merupakan pengarahan dan kontrol atas aset-aset perusahaan. Manajemen aset ini adalah salah satu kategori manajemen yang luas yang mencakup praktik-praktik operasi keuangan dan bisnis. Dari sisi operasional, manajemen aset berfokus pada pemeliharaan dan penggunaan aset secara efektif untuk mencapai tujuan bisnis. Dari sisi keuangan, manajemen aset memandang aset sebagai investasi dengan pengembalian dan risiko terkait.
11. Performance Management
Semua manajer di perusahaan tertentu akan harus melewati proses ini. Mereka bertanggung jawab atas proses manajemen kinerja untuk direct report mereka. Proses ini mencakup pengaturan tujuan atau objektif kinerja pada awal setiap kuartal dan mengevaluasi kinerja pada akhir kuartal tersebut atau sering disebut sebagai KPI (Key Performance Indicator).
12. Marketing
Proses pemasaran juga menjadi salah satu proses bisnis yang terpenting yang harus ada pada bisnis Anda, apapun industri Anda. Pemasaran atau marketing merupakan proses pengolahan ide hingga menjadi strategi matang yang dijalankan. Proses ini terutama sangat diperlukan dalam pengembangan dan peluncuran produk ke pasarnya.
13. Sales
Contoh terakhir dari proses bisnis yang tidak kalah pentingnya adalah penjualan atau sales. Proses ini mencakup journey dari sales quotation hingga menjadi tunai bagi perusahaan yang mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk menjual produk atau layanan ke pelanggan termasuk proposal, kutipan, pesanan, pengiriman, dan penagihan.
Nah, setelah memahami dengan lebih dalam pengertian proses bisnis dan 13 Proses Bisnis Untuk Memaksimalkan Operasional, bagi Anda yang baru akan memulai bisnis, bisa dengan lebih matang memikirkan proses yang diperlukan bagi bisnis Anda pada tahun awal hingga rencana perkembangannya untuk terus memaksimalkan bisnis Anda
